–
Surat resmi dibuat untuk keperluan resmi, baik untuk keperluan pemerintah maupun pribadi. Surat resmi dapat ditulis dari instansi ke instansi atau dari instansi ke individu.
Bentuknya dapat berupa pemberitahuan, izin, surat penugasan, dan sejenisnya untuk keperluan pemerintahan.
Baca juga:
Surat resmi: definisi, karakteristik bahasa dan unsur-unsurnya
Perhatikan contoh surat bisnis berikut ini:
ORGANISASI MAHASISWA INTRASEKULAR (OSIS)
SMP NEGERI 1 MERAL
Jalan Raja Usman No.1, Desa Sungai Pasir, Desa Meral, Kabupaten Karimun
17 Februari 2021
Nomor : 011 / OSIS / SMPN-01 / II / 2021
Lampu. : –
Perihal: Permohonan persetujuan
Sayang. Kepala Kota Meral
Distrik Meral
pemerintahan Karimun
Sungguh-sungguh,
Sehubungan dengan dilaksanakannya service camp bagi siswa-siswi SMP Negeri 1 Meral di wilayah Anda
, kami telah mengajukan permohonan izin penggunaan Lapangan Sepak Bola Sungai Pasir dan sekitarnya.
Waktu pelaksanaan:
Hari : Sabtu s.d. Minggu
Tanggal: 10-11 Agustus 2021
Kami berharap Anda akan memberi kami izin untuk menggunakan fasilitas ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Salam Hormat,
Pengetahuan: Perwakilan Mahasiswa,
Hafnida, S.E.NIP. 19691204200701202
Ketua Dewan Mahasiswa,
Hanifah
Salinan:
1. Direktur SMP Negeri 1 Meral
2. Kepala Departemen Kepolisian Distrik Meral
Elemen surat resmi
Berikut ini adalah unsur-unsur surat dinas dan penjelasannya:
1. Kop surat atau kop surat
Kop surat lengkap terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor PO box dan logo instansi.
tanggal surat ke-2
Dalam surat dinas, tanggal surat ada di kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu lagi ditulis, karena nama tempat sudah tertera di kop atau kop surat.
Namun, nama tempat harus dicantumkan dalam surat lamaran atau surat pengantar pribadi. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tanpa titik di akhir.
Contoh: 21 Juli 2020
3. Subjek / Tentang surat
Subjek surat adalah apa yang secara singkat menunjukkan isi atau esensi surat.
Subjek berupa frasa yang diawali dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik serta tidak digarisbawahi.
Contoh: Permohonan izin tinggal
4. Nomor surat
Surat dinas adalah surat dinas yang harus memuat nomor surat, kode dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode untuk membuat angka.
Contoh: 29/BB/PKBM/2019
5. Lampiran
Attachment adalah lembaran tambahan yang dapat dilampirkan. Lampiran ini dapat berupa lembaran atau dokumen lainnya.
Jika tidak ada lampiran, biasanya dieja dengan tanda hubung. Lampiran dapat ditulis secara singkat atau lengkap.
Sekarang detailnya ditulis dalam semua huruf, bukan angka.
Contoh:
Lampu: tiga daun
atau
Lampiran: tiga lembar
6. Alamat pos
Saat menulis alamat surat, ada kondisi yang harus dipenuhi:
Alamat pos ditujukan langsung ke petugas dan bukan ke nama kantor PNS
Jika Anda telah menggunakan kata “To” diikuti dengan jabatan atau instansi atau “To” diikuti dengan sapaan dan nama orang yang disapa, penggunaan “Dear Sir” tidak diperlukan. Gunakan hanya satu.
Penulisan nama sapaan (misalnya Tuan, Nyonya, atau Kakak) tidak harus diikuti dengan jabatan.
Saat menulis salam, salam harus digunakan di depan nama orang di alamat surat.
Nama jalan tidak boleh disingkat.
Penulisan alamat surat tujuan tidak diakhiri dengan tanda titik.
Contoh:
Sayang. Kepala Kota Meral
Distrik Meral
pemerintahan Karimun
7. Pembuka surat
Pembuka surat dapat ditulis dalam beberapa variasi. Ini adalah:
Sebagai pemberitahuan atau permintaan:
Dengan ini kami informasikan …, dengan ini kami sampaikan …
Jika sebagai surat balasan:
Sebagai tanggapan atas surat Saudara … dengan ini diberitahukan sehubungan dengan surat Saudara … nomor … bahwa …
Surat diberi nama berdasarkan surat:
Berdasarkan surat edaran …, Sehubungan dengan surat …
Surat yang menyatakan tujuan:
Untuk mengenang …, Dalam upaya …
8. Isi surat
Berisi inti dari surat atau hal-hal yang ingin disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya
9. Penutup
Penutupan surat dinas juga memiliki aturan-aturan yang harus diketahui antara lain:
Setelah salam, beri tanda koma (,)
Ada variasi pada ekspresi.
Termasuk ucapan terima kasih, Ho
Lihat Juga :
